Belege digitalisieren – ein Kinderspiel mit EASY Capture Plus

Dokumente erfassen und klassifizieren – im Handumdrehen

Die digitale Belegerfassung mit Hilfe von Texterkennung ist die Grundlage aller nachgelagerten Prozesse. Denn nur zuverlässig ausgelesene Belege und Dokumente können andere Prozesse anstoßen und sind in einem umfangreichen Archiv schnell gefunden.

 

EASY Capture Plus sorgt mit Hilfe seiner leistungsstarken OCR-Technologie dafür, dass die Basis stimmt. Belege digitalisieren und Dokumente erfassen, klassifizieren und sogar automatisch zuordnen ist mit der Lösung besonders effizient und schnell möglich.

Die Highlights

  • Die Dokumentenklassifikation mit EASY Capture Plus funktioniert mit Dateien aus allen Quellen: Papierdokumente sind schnell digitalisiert und ausgelesen, elektronisch vorliegende Dokumente werden automatisch extrahiert.
  • EASY Capture Plus integriert sich nahtlos in Ihre Betriebsabläufe und übergibt Daten problemlos ans Archiv, das ERP oder den nachgelagerten Workflow.
  • EASY Capture Plus erfordert so gut wie keine Einarbeitung. Ihre Mitarbeiter arbeiten bereits nach deiner kurzen Einweisung sicher mit der intuitiven Lösung.

Die Ausgangssituation

Inhalte aus papierbasierten oder elektronischen Dokumenten zu erfassen, zu verschlagworten und zu klassifizieren wird im Informationszeitalter zunehmend aufwändiger. Denn das Dokumentenaufkommen steigt ebenso wie die Anzahl der Quellen, aus denen es sich speist. Deshalb zählt die schnelle und dennoch zuverlässige Extraktion mittels OCR-Software zu den Schlüsseltechnologien eines modernen und in Teilen sogar automatisierten Dokumentenmanagements. Mit EASY Capture Plus bietet die EASY SOFTWARE AG Ihnen eine der leistungsfähigen Lösungen im Markt.

Die Lösung

EASY Capture Plus ist ein Werkzeug für die automatische Texterkennung, dass sich in Ihre Betriebsabläufe integriert, Dokumente zuverlässig an Ihr EASY Archiv oder an Ihre Workflows übergibt. Die Lösung eignet sich für den zentralen Einsatz ebenso wie für den Aufbau einer dezentralen Erfassung von Belegen in Unternehmen mit vielen Standorten. Ihre intuitive Bedienung sorgt für eine kurze Einarbeitungszeit und senkt die Zahl der Fehlbedienungen. Im Offline-Modus können Inhalte sogar ohne Verbindung zum Server erfasst werden.

Damit nicht genug erlaubt Ihnen EASY Capture Plus, Dokumente verschiedenster Formate zu konvertieren und originalgetreu darzustellen. Sie brauchen nur diese eine Lösung, um nahezu alle anfallenden Dokumente zu bearbeiten. Das spart Lizenzkosten und obendrein Rechnerkapazität. Denn die Konvertierung findet nicht auf dem Client, sondern auf dem Server statt. Die Anzahl der lokalen Installationen sinkt folgerichtig ebenso wie der administrative Aufwand Ihrer digitalen Belegerfassung.

Ihre Vorteile

  • EASY Capture Plus verarbeitet Dateien aus allen erdenklichen Eingangskanälen und kann mehr als 300 Dateiformate anzeigen.
  • Der Erfassungsaufwand sinkt erheblich, dank komfortabler Texterkennung und automatischer Extraktion von Informationen.
  • Extrahierte Informationen lassen sich automatisch mit vorhandenen Datenquellen wie Verzeichnissen oder Lieferantenlisten abgleichen.
  • Der Einsatz einer integrierten statt vieler separater Lösungen senkt die Kosten.
  • Transaktionssichere Verarbeitung, webbasierte Prozessüberwachung und lückenlose Protokollierung sorgen für höchste Sicherheit.

Mehr Transparenz ist niemandem möglich. Mit unserem Angebot, das wir gemeinsam mit EASY realisieren konnten, sind wir konkurrenzlos.

Immobilienfachwirt Holger Döring, Geschäftsführender Gesellschafter Becker & Döring GmbH

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Der Prozess

Digitale Belegerfassung

Digitale Belegerfassung

Belege und Dokumente, die auf Papier eingehen, werden vom Anwender mittels Scanner digitalisiert. Inhalte vom Fax-Server oder E-Mail-Anhänge greift die Lösung automatisch ab. Die digitalisierten oder bereits digital vorliegenden Dokumente liest sie mittels OCR-Technologie aus und übergibt die Daten an SAP.

1

Interpretation

SAP erkennt die Inhalte automatisch, gleicht sie mit den Datensätzen aus der Datenbank ab. Ein Ablagevorschlag wird generiert.

2

Interpretation
Zuordnen

Zuordnen

Im Regelfall erfolgt eine automatische Zuordnung der elektronischen Belege zum vorhandenen Datenbank-Objekt. Im Bedarfsfall ist auch ein manuelles Zuordnen möglich.

3

Recherche

Wird ein elektronischer Beleg gesucht, ist er über Volltextrecherche und intelligente Filterfunktionen in Windeseile gefunden und kann von jedem Anwender mit entsprechenden Zugriffsrechten orts- und zeitunabhängig aufgerufen werden.

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Recherche

IT-Facts und Software-Features

  • EASY Capture Plus ersetzt viele andere Lösungen – die technische Administration wird einfacher
  • Skalierbarkeit, modernste Technik und hohe Flexibilität dank serverbasiertem, modularem Aufbau machen die Lösung zukunftsfähig
  • Einfache Integration durch offenen Schnittstellen
  • Serverbasierte Extraktion und Klassifikation von Dokumenten
  • Einfaches Klassifizieren und Unterscheiden von Dokumenten nach Stichwörtern, regulären Ausdrücken und per Script
  • Extrem schnelle Darstellung zu konvertierender Dateien bei nahezu perfekter Abbildungstreue
  • Deutsch und Englisch im Standard (weitere Sprachen auf Anfrage)
  • Einheitliche Konfiguration, unabhängig von der Datenherkunft
  • Clusterfähiger Server für verteiltes Rechnen

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