Die digitale Personalakte für SAP® HCM® und SuccessFactors®

Es kommt zusammen, was zusammen gehört

Arbeitsverträge, Zeugnisse, Personalstammdaten – die SAP®-basierte digitale Personalakte von EASY PCM liefert Informationen zu jedem Mitarbeiter. Sie bündelt alle relevanten Daten und Dokumente und ist eng mit SAP® Human Capital Management® (HCM) und SuccessFactors® verzahnt. Ein ausgefeiltes Sicherheitskonzept auf Basis des SAP-Berechtigungsmanagements sorgt dafür, dass sensible Personaldaten nicht in falsche Hände geraten. Prozesse und Genehmigungsverfahren lassen sich direkt aus der digitalen Personalakte SAP® heraus starten – bei Bedarf auch per Smartphone, Tablet & Co. Die digitale Personalakte SAP® von EASY PCM spart Zeit, Geld und bündelt Ressourcen – und ist auch in puncto Datenschutz die richtige Wahl. Ohne großen Mehraufwand lässt sie sich zur Aktenansicht oder Aktenausleihe mit ESS-/MSS-Szenarien verknüpfen und glänzt durch neue Oberflächen-Designs wie beispielsweise die Einbindung in das HR Renewal-Portal und SAP® Fiori® bzw. HTML5.

Ihr Nutzen

  • Bündelung aller Daten und Dokumente direkt am SAP® Stammsatz, in HCM® oder SuccessFactors®
  • Schnelle Suche und Prüfung auf Vollständigkeit und Konsistenz; Volltextrecherche
  • Gesicherte Zugriffsrechte durch das SAP®-Rollenkonzept
  • Wiedervorlagen, Erinnerungs- und Notizfunktionen
  • Automatische Hintergrundprozesse zur Sicherstellung von Aufbewahrungsfristen und Löschung von Dokumenten
  • Mobiler Zugriff auf die Akte per Smartphone oder Tablet; Webbasierte Akte auf Basis SAP Fiori / HTML5

Ihre Vorteile

  • Erhöhte Prozesseffizienz
  • Keine zusätzliche Hardware benötigt
  • Weitere digitale HR-Geschäftsprozesse möglich, auf Grundlage der digitalen Akte SAP®
  • Die interne Servicequalität und Arbeitgebermarke werden unterstützt
  • Freie Kapazitäten und Ressourcen ermöglichen strategisches Arbeiten
  • Entlastung der Organisation und Rentabilitätsvorteil
  • DSGVO-Konformität ist gewährleistet
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Die Funktionen der digitalen Personalakte für SAP® und SuccessFactors® im Überblick

Standortunabhängig und mobil

Ein standortunabhängiger Zugriff ist über SAP® GUI, SAP® Webportal, SAP® Fiori® / HTML5 oder das Mitarbeiterportal möglich. Die elektronische Personalakte SAP unterstützt ferner mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets.

Gesicherter Zugriff

Die besonderen Sicherheitsanforderungen, die bei der Bearbeitung von Akten und Dokumenten im Personalmanagement gelten, lassen sich mit der digitalen Personalakte mühelos erfüllen. So sind etwa Zugriffsrechte über das SAP Rollen- und Rechtemanagement hinaus bis auf die Ebene einzelner Dokumente steuerbar.

Digitale Personalakte für Mitarbeiter und Führungskräfte

Über Employee und Manager Self Services (ESS/MSS) können Sie Mitarbeitern und Führungskräften sowohl Einsicht in die Akte gewähren, als auch über die Aktenausleihe eine zeitlich befristete Ausleihe mit eingeschränktem und protokolliertem Zugriff steuern. Auf diese Weise können Mitarbeiter ihre Daten direkt bearbeiten oder Führungskräfte Genehmigungen eingeben und sparen sich den Weg in die Personalabteilung.

Checklisten inklusive

Neue Talente wollen als vollwertige Mitarbeiter so schnell wie möglich ihren Beitrag leisten. Daher ist es unerlässlich, die systematische Einarbeitung und soziale Integration neuer Mitarbeiter zu professionalisieren. Unsere Standardausführung enthält bereits Checklisten über Aktivitäten im Onboarding-Prozess, sodass Ihnen das Onboarding neuer Mitarbeiter spielend leicht gelingt.

Sicherheit und Reporting für die DSGVO

Alle Vorgänge in der digitalen Personalakte SAP® werden lückenlos protokolliert. Sie erhalten automatische E-Mails über Queue Einträge, außerdem eine vollständige Historie der zuletzt geöffneten Akten(-inhalte). Eine Gesamtübersicht über alle Akten-Prozesse ermöglicht maximale Transparenz. Ein Report über gespeicherte personenbezogene Daten macht die digitale Personalakte von EASY DSGVO-ready.

Allumfassende Dokumenteneinbindung und Erzeugung

Alle Dokumente wie ärztliche Bescheinigungen, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen oder auch E-Mails können einfach per drag & drop in die digitale Personalakte SAP® und SuccessFactors® eingefügt werden. Zudem ist entweder ein frühes Archivieren per Workflow möglich oder ein spätes, per Barcode.

Bidirektionaler Zugriff

Die bidirektionale Integration der Akte in SAP® HCM® (On-Premises) sowie SuccessFactors® (Cloud) ist im Standard vorhanden. Somit wird beim Zugriff aus beiden Systemen dieselbe elektronische Personalakte angezeigt.

Alle waren motiviert, weil EASY PCM digitale Personalakte eine deutliche Erleichterung des Arbeitsalltags darstellt.

Jürgen Wolf, Service Center Personal, Stadtwerke München (SWM)

Header Stadtwerke München GmbH

Auf dem Weg in die Cloud mit unserer digitalen Personalakte für SuccessFactors®

Die digitale Personalakte von EASY PCM können Sie als vielfach bewährte on-premise Version erwerben. In die neue digitale Personalakte aus der Cloud für SuccessFactors® ist die jahrelange Erfahrung von EASY SOFTWARE eingeflossen, um eine für den reinen Cloud-Betrieb optimierte Aktenlösung zu erstellen. Für einen tieferen Einblick haben wir die wesentlichen Unterschiede und Gemeinsamkeiten der on-premise Lösung und der Cloud-Variante gegenüber gestellt. Dabei geht die Entwicklung der Cloud-Lösung schnell voran, EASY stellt sukzessive neue Funktionen zur Verfügung.

 

Unsere digitale Personalakte für SuccessFactors ist im SAP-Shop verfügbar.

Funktionen Für SAP HCM Für SuccessFactors
Flexible Akten und Dokumentenstruktur Ja Ja
Suche, Volltextsuche, Vollständigkeitsprüfung Ja Ja
Dokumenten-Gültigkeit und Wiedervorlage von Dokumenten Ja Ja
Dokumenten Einbringung Frühes und spätes Archivieren, E-Mail und Dokumenten Upload Frühes Archivieren, Dokumenten Upload
Automatische Einbringung von Dokumenten aus HR Prozessen SAP® HCM®, SAP® SuccessFactors® Geplant
ESS und MSS-Szenarien Ja Geplant
Checklisten Ja Noch nicht vorhanden
DSGVO-Konformität Ja Ja
Integration SAP HCM®, Anbindung SuccessFactors® Anbindung SuccessFactors®
User Interface Über SAP® GUI, Fiori® Launchpad, NWBc Fiori®
Berechtigungen SAP® HCM®-Berechtigungskonzept Eigenes Konzept oder SuccessFactors®-Berechtigungskonzept
Systemvoraussetzungen SAP® Netweaver + Archive Keine Voraussetzungen
Preismodell Lizenz oder Miete Subscription

EASY PCM bringt Sie voran

  • 35 Prozent schneller implementiert als andere Projekte (beruht auf einschlägigen Erfahrungen)
  • Langjährige Erfahrung mit großen und kleinen, regionalen und internationalen Projekten
  • Prozesse sind auf Ihre Anforderungen hin individuell anpassbar

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