Erstellung von Prozessen, Formularen und Dokumenten in SAP®

Kommunizieren Sie schnell und effizient

Ob Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse oder Bescheinigungen – Personalmitarbeiter beschäftigen sich fast zur Hälfte ihrer täglichen Arbeitszeit mit dem Verfassen von Dokumenten. Dabei müssen sie nicht nur häufig auf verschiedene Datenquellen zugreifen, oft überschreiben sie auch bereits bestehende Vorlagen. Damit steigt das Risiko, veraltete Daten zu verwenden oder Aktualisierungen zu übersehen. Auch ist das Corporate Design nicht gewährleistet, wenn falsche oder veraltete Vorlagen genutzt werden. Zudem sind Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse über mehrere Abteilungen hinweg langwierig und intransparent.

Reduzieren Sie administrative Tätigkeiten

Mit der EASY PCM Dokumentenerzeugung lässt sich viel Zeit sparen. Festgelegte Textbausteine, der Zugriff auf SAP®-Stammdaten und Infotypen sowie elektronische Workflows sorgen dafür, dass konsistente und fehlerfreie Dokumente im Handumdrehen erstellt sind.

Ihr Nutzen

  • Digitalisierte Prozesse mithilfe von SAP®-integrierten Add-ons
  • Beschleunigung der Dokumentenerstellung
  • Sicherstellung des Corporate Design Ihres Unternehmens
  • Einhaltung interner Compliance-Richtlinien
  • Entlastung von inhaltlichen Fragestellungen
  • Unterstützung mobiler Endgeräte

Ihre Vorteile

  • Erhöhte Datenqualität
  • Hohe Servicequalität gegenüber den Mitarbeitern und Führungskräften
  • Prozesstransparenz
  • Verbesserte Kommunikation im Prozess
  • Zeit und Freiraum für strategische Aufgaben
Alles auf einem Blick: die elektronische Rechnungsverarbeitung

Die Funktionen im Überblick

Mit EASY PCM lassen sich Dokumente mit wenigen Handgriffen über rollenabhängige Menüs und elektronische Formulare zur Dateneingabe erstellen. Alle Textbausteine kann die Fachabteilung bequem und flexibel pflegen, sodass jederzeit die gültige Version zur Verfügung steht.

Self Services

Sie können Führungskräfte und Mitarbeiter in die Erstellungs- und Freigabeprozesse über Employee und Manager Self Services einbinden. Das SAP®-Berechtigungswesen sorgt dafür, dass die Mitarbeiter alle Genehmigungsvorgaben mühelos einhalten. Der aktuelle Bearbeitungsstand sowie offene Aufgaben sind jederzeit und mobil über das SAP® Fiori® Launchpad einsehbar.

Automatisches Auslesen von Daten aus SAP®

Dank der Lösungen von EASY PCM für Personalprozesse können Sie beliebige SAP®-Infotypen aus HCM® bzw. SuccessFactors® automatisch auslesen. Sie nutzen zudem das SAP®-Organisationsmanagement für eine digitale Unterschriftenregelung bei der Dokumentenerstellung.

Texterstellung im Handumdrehen

Fertig formulierte Textbausteine sowie ein smartes hinterlegtes Regelwerk automatisieren die Texterstellung und erleichtern Ihnen die Arbeit.

Über Web-Formulare lassen sich weitere Angaben ergänzen – per Self Services sogar direkt von der Führungskraft oder vom Mitarbeiter.

Schnell, transparent und intuitiv

Die Durchlaufzeiten von HR-Prozessen verkürzen sich erheblich, dank integrierter Formulare und Workflows. Ein Echtzeitzugriff auf alle Prozessdaten erhöht die Transparenz. Die intuitive Benutzeroberfläche erlaubt eine schnelle Umsetzung im Personalmanagement.

SAP®-integriert

Durch eine volle Integration unserer digitalen Add-ons ins SAP®-System vermeiden Sie Schnittstellen und Medienbrüche. Sie nutzen den Workflow, Sicherheitskonzepte, Berechtigungen, ESS/MSS-Szenarien und Unterschriftenregelungen direkt aus SAP® bzw. SuccessFactors® heraus. EASY PCM unterstützt damit die IT-Plattform-Strategie für eine homogene IT- und Prozesslandschaft. Beliebige weitere HR- und Unternehmensprozesse können mit unserer Lösung umgesetzt werden. Die gleiche Plattform kann für Prozessautomatisierung im Bereich Finance und SAP® Logistik genutzt werden.

FAQs

Für welche Unternehmen ist eine digitale Dokumentenerzeugung sinnvoll?

  • Unternehmen ab 500 Mitarbeiter
  • alle Unternehmen die SAP® HCM® oder SAP® SuccessFactors® einsetzen

 

Welche Dokumente eignen sich für eine Automatisierung?

Dokumente, die häufig wiederkehrend erstellt werden und einen hohen Standardisierungsgrad haben (z.B. Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse, Mitarbeiteranschreiben, Prämienschreiben, Jubiläumsschreiben).

 

Sind die Lösungen Cloud-fähig?

Ja. Die Add-ons von EASY PCM können in Portalen (Intranet/ Internet) betrieben werden. Des Weiteren können einzelne Schritte bspw. die SAP® Cloud Platform genutzt werden.

 

Unterstützt EASY PCM SAP® S/4HANA®?

Ja, die Lösung kann auf Basis von SAP® S/4HANA® installiert und betrieben werden.

 

Können SAP®-Infotypen genutzt werden?

Infotypen können größtenteils mittels Customizing eingebunden werden. Auch die Einbindung kundenindividueller Infotypen (9000er-Bereich) ist mittels Customizing möglich.

Benötigt EASY PCM Process2Go ein eigenes Berechtigungskonzept?

Das Berechtigungswesen ist vollständig in SAP® integriert und wird über die SAP®-Bordmittel konfiguriert. Selbstverständlich können eigene Berechtigungsobjekte oder sogar ein gesamtes Konzept neben bestehenden SAP®-Berechtigungen etabliert werden.

 

Nutzt EASY PCM das SAP®-Berechtigungswesen?

Ja. Die zusätzlichen Berechtigungen können in bestehende Rollen integriert oder in Sammelrollen gebündelt werden.

Es kann eine Abgrenzung auf verschiedenen Ebenen erfolgen, sodass Zugriffe explizit gesteuert werden können.

Wie erfolgt die Mitarbeiterfindung im Prozess?

Für jeden Prozessschritt wird eine zuständige Organisationseinheit festgelegt, der die Mitarbeiter zugeordnet sind, die den Prozessschritt bearbeiten sollen. EASY PCM ermittelt dann die Bearbeiter automatisch.

Alternativ können auch Customizing-Tabellen verwendet werden, wenn das SAP® Organisationsmanagement nicht genutzt werden kann/soll. In der Customizing-Tabelle werden die jeweiligen Bearbeiter festgelegt, auf die der Prozess dann automatisch zugreift.

 

Wie erfolgt die Benachrichtigung im Prozess?

Die Prozessteilnehmer erhalten ein Workitem im SAP® Business Workplace. In bestimmten Fällen kann auch eine Benachrichtigung per E-Mail erfolgen, beispielsweise an Nutzer, die eher selten SAP® verwenden oder lediglich über einen bestimmten Prozessstand informiert werden sollen. Über das SAP® Fiori® Launchpad können Führungskräfte und Mitarbeiter jederzeit den Prozessstatus standortunabhängig und mobil einsehen.

 

Nutzt EASY für die Prozesse den SAP®-Business Workflow?

Als Basis wird EASY PCM Process2Design® verwendet. Dieses nutzt im Hintergrund den SAP® Business Workflow. Die Administration und das Monitoring des Prozesses erfolgt dadurch mit SAP®-Bordmitteln. Sie können optional auch den Cloud-Workflow nutzen.

Wie geht EASY mit dem Thema Datenschutz um?

Alle Inhalte des Prozesses werden in der SAP®-Umgebung gehalten, Zugriff auf die Inhalte von Prozessen erhalten nur die Anwender, die die notwendigen Berechtigungen besitzen. Dementsprechend liegt auch ein hoher Datenschutz vor. Eine DSGVO-konforme Arbeitsweise ist grundsätzlich gewährleistet.

 

Welche Daten/Zugriffe werden protokolliert?

Die Anwender und Zeitpunkte der letzten Änderungen in Prozessschritten werden protokolliert, ohne die Information, welche oder wie viele Inhalte geändert wurden.

Ist die Zugriffszeit abhängig vom Prozessvolumen?

Bei Erzeugung neuer Prozesse oder Zugriff auf bestehende Prozesseschritte z. B. über den SAP® Business Workplace ist die Zugriffszeit gleichbleibend und für den Endanwender kaum spürbar. Beim Monitoring und Reporting ist die Zugriffszeit abhängig von der Anzahl der Prozesse; je mehr Prozesse vorhanden sind, desto größer die Zugriffszeit.

 

Kann der Kunde die Lösung mit eigenen Ressourcen weiter ausbauen, oder muss er die Dienstleistung immer bei EASY einkaufen?

Die Lösung kann gerne kundenseitig durch individuelle Ergänzungen weiter ausgebaut und entwickelt werden – es ist nicht notwendig, dass diese Dienstleistungen bei EASY beauftragt werden. Es gibt auch diverse Kunden, die dieses so handhaben. EASY bietet Ihnen dafür spezielle Administratoren-Schulungen für PCM Process2Design an.

 

Ist EASY PCM SAP®-zertifiziert?

Ja, die zugrundeliegende Komponente EASY PCM Process2Design® ist zertifiziert.

Systemvoraussetzungen

Welche Module werden benötigt?

Neben der SAP®-Basis wird für unsere Lösung ausschließlich das HCM®-Modul oder SAP® SuccessFactors® benötigt. Hierbei reicht die Ausprägung des Personalstamms (PA). Abrechnung, Zeitwirtschaft oder Organisations-Management sind keine zwingenden Voraussetzungen für den Einsatz des Produkts.

 

Wird zusätzliche Hardware benötigt?

Für die Prozessunterstützung werden grundsätzlich keine zusätzlichen Komponenten benötigt. Für Archivieren und Scannen werden gegebenenfalls als zusätzliche Hardware ein Archivsystem und ein Scanner benötigt sowie ein Windows-Server, auf dem die Software für die Konvertierung der Dokumente in PDF/A und für die Thumbnails (Preview) läuft. Der Windows-Server kann auch als virtuelle Maschine (VM) aufgesetzt werden.

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