Captura y Digitalización de Documentos

AT HAND INSTEAD OF OUT OF MIND

ARCHIVING

PREMIOS

A través de los años EASY SOFTWARE ha sido reconocido como un fabricante líder de tecnologías de Gestión Documental. Varios premios como el recientemente otorgado en 2015 por “Document Manager Awards” avalan las últimas versiones de los productos.

CUMPLIMIENTO REGULATORIO

Con el aumento de las regulaciones de cumplimiento y las auditorías requeridas, tanto internas como externas, darle seguimiento a los documentos necesarios es más importante que nunca.

VERSIONES DE DOCUMENTOS

Permite la administración de documentos y el control de versions y revisiones

Check your compliance requirements.

Repositorio Documental – MUCHO ESPACIO Y MUCHA ORGANIZACIÓN

¿Está desesperado por el espacio para almacenar las carpetas y archivadores físicos? ¿Quisiera acceder a sus documentos en cualquier momento y sin tener que hacer tediosas búsquedas?

EASY no solo le permite almacenar sus documentos de manera segura y protegidos de cualquier alteración, también le incrementa la eficiencia y disminuye costos y riesgos para su negocio.

Al usar EASY, los documentos del ERP o del sistema de correo electrónico, por mencionar algunos ejemplos, son almacenados automáticamente o manualmente de forma segura y protegidos contra alteraciones, capturados desde diversas fuentes y sistemas existentes. Por supuesto, los documentos digitales proveen al menos las mismas opciones de edición que los documentos físicos (anotaciones, resaltar, ocultar líneas, etc.). Los documentos se acceden desde interfaces amigable de fácil uso, sean web o app. Al abrir una carpeta, los documentos se visualizan en la estructura con la que estén familiarizados. Adicionalmente, puede buscar documentos individuales, carpetas o el repositorio completo mediante atributos (índices) o búsquedas en el contenido (búsquedas por texto completo).

Al trabajar con un repositorio digital, sin restricciones por la ubicación geográfica y múltiples accesos simultáneos, se optimiza el trabajo a lo largo de los diferentes departamentos o de la empresa en general.

Junto con los usuarios, hemos diseñado estructuras documentales para diferentes industrias y departamentos. Estos diseños le permiten trabajar con sus estructuras documentales tradicionales, pero con los beneficios de tecnologías innovadoras que contribuyen a reducir costos y riesgos para su negocio.

Conservación y Archivo – CERTIFICADO… PORQUE ES MEJOR ASEGURAR QUE LAMENTAR

Dado el incremento de los requerimientos legales sobre el almacenamiento de contenidos digitales, las entidades de control ahora también han incrementado la demanda de acceso a los sistemas financieros de las organizaciones apoyados en la infraestructura de IT. Las auditorías electrónicas de impuestos ahora son una realidad. Los productos, servicios y soluciones de EASY Software le proveen a las empresas y usuarios, poderosas y completas soluciones que cumplen y satisfacen los requisitos nacionales e internacionales.
La era de la globalización y en ambiente competitivo mundial, exigen que las soluciones de Gestión Electrónica de Documentos cumplan una variedad de requisitos normativos y legales de orden nacional e internacional, así como estándares de archivo electrónico de documentos con largos periodos de retención y que garanticen ser a prueba de alteraciones y auditoría.

Así, por ejemplo, las “Regulaciones Básicas para Acceso a Información y Auditoría de Documentos Digitales” (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – GDPdU) de Alemania, tiene un alcance más allá del simple archivo de documentos. A pesar de que las facturas, comprobantes de entrega y otros documentos contables deben ser conservados según la normatividad y las leyes, el GDPdU autoriza a los Oficiales de Impuestos a acceder a los datos contenidos en las aplicaciones financieras y contables. Esta información debe ser provista en un formato “evaluable” por sistemas electrónicos. Al mismo tiempo, la ley exige que las notarías o entidades de gobierno a destruir los documentos de clientes y/o usuarios en tiempos definidos.

EASY Software lo ayuda a cumplir con estos requerimientos legales, dándole toda la tranquilidad cuando la próxima auditoría interna o externa se realice. La gran capacidad del manejo de Información a prueba de alteración con gestión de los largos periodos de retención por parte de las soluciones de EASY Software ha sido confirmada y certificada por expertos. Gracias a nuestras soluciones, cualquier manipulación o cambio sobre un documento archivado o registro documental es imposible. Todas las actividades relevantes realizadas en el sistema son registradas en “logs”.

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