Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS | Gelen Giden Evrak Yönetimi
iStock_000046986708XXLarge

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

Sertifikalı Güvenlik

Easy Software, KPMG tarafından, doküman ve revizyon güvenliği konusunda sertifikalı.

Yönetmeliklere Uygun

T.C. Başbakanlık TS 13298 nolu yönetmeliği  ve Standart Dosya Planı uyumlu.

Elektronik İmza

Easy Elektronik Belge Yönetimi, Elektronik İmza entegrasyou

Easy Elektronik Belge Yönetimi (EBYS), kurumlara basılı veya dijital olarak ulaşan bütün evraklar ile içeride üretilen belgelerin Dijital Arşiv üzerinde saklanmasını, birim, kurum ve kişilere dağıtımının yapılmasını, böylece bütün bilgi ve belgelerin takibi sağlayan bir yazılımdır. T.C. Başbakanlığının Kamu Kurumları için yayınladığı “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ile tam uyumlu olup, kurumunuzun Standart Dosya Planına ve Devlet Arşivlerinin Standart Dosya Planına tamamıyla uyumludur.

Bugün, binlerce eş zamanlı kullanıcı, kamu kurumlarının elektronik arşivlerindeki milyonlarca belgeyi, Easy Elektronik Belge Yönetimi çözümü ile yönetmektedir.

Kullanıcılar, ileri OCR teknolojileri barındıran Easy Capture Plus modülü ile matbu belgeleri hızlı bir şekilde sisteme kazandırmakta, milyonlarca belge içerisinde tam metin araması (full-text search) yaparak, aranan belgeye saniyeler içinde ulaşabilmektedir.

EASY Capture Plus, scanner yoluyla, eposta sistemlerinden, yazıcı çıktılarından ve Office programlarından verimli belge yakalama imkânı sunar. Aynı zamanda EASY Capture Plus yüksek işlem güvenliği ve belgeleri güvenli bir şekilde arşiv ve iş akışı üzerine transfer etmesiyle oldukça etkileyicidir.

Mobil cihaz desteği (akıllı telefon, iphone, tablet, vb.) günün her vakti ve hemen her yerde sizi sisteme ulaşabilir kılar. Detaylı yetkilendirme sistemi sayesinde her zaman sadece yetkili çalışanlar görüntüleme ve düzenleyebilme iznine sahiptir.

Genel Özellikler

  • Evrak Onay Süreçleri,
  • Web tabanlı arayüz ve mobil erişim,
  • Evrak bazında, kişi, birim yetkilendirme,
  • Birimler, çalışanlar ve çalışma grupları tanımlamaları,
  • Sap, Oracle, MIS ve Active Directory entegrasyonu,
  • Çoklu dil desteği,
  • Gelişmiş Arama seçeneği,
  • Elektronik İmza, Mobil imza entegrasyonu,

Gelen Evrak İşlemleri

  • Toplu matbu evrakın, Easy Capture Plus modülü ile taranıp indekslenerek hızlı biçimde sisteme aktarımı,
  • Tarama esnasında OCR teknolojisi ile belge üzerindeki bilgilerin otomatik olarak alınması,
  • Taranan evrakın ilgili birim müdürlüğüne ve/veya evrak kayıt sorumlusuna otomatik olarak yönlendirilmesi,
  • Gelen kutusuna düşen evrak bilgilerini ve ekli dosyalarını kolaylıkla görüntüleme, hıfz etme,
  • Farklı formatlarda Gelen Evrak Numarası tanımlamaları,
  • Gelen evrak için otomatik veya manüel Gelen Evrak Kayıt Numarası alımı,
  • Gelen evrakın birim çalışanlarına iletimi, diğer birimlere Giden Evrak olarak iletimi.
  • Gizli, İvedi, Günlü olarak özel işlem tanımlamaları,
  • Birbiriyle ilgili tüm belgelere tek bir Referans Numarası ile erişim,
  • Farklı birimlere ait evrakın yetki dahilinde iletilmesi.

Giden Evrak İşlemleri

  • İç Birimlere, Dış Kurumlara ve Gerçek Kişilere dağıtım,
  • Dağıtım Planları ile tek bir seçimle pek çok birim ve kuruma evrak gönderimi,
  • Kayıt bilgilerine göre otomatik Yazı Şablonları oluşturma ve üzerinde değişiklik yapabilme,
  • Üretilen evrakın Paraf, İmza, Arz ve onay süreçleri ile seçilen kişilerin gelen kutusuna evrakın otomatik gelmesi.
  • Her bir gönderim yapılacak kurum için otomatik evrak oluşturabilme.
  • Elektronik imzalı evrakları e-posta ile gönderimi.

Referanslar

Musiad_logo
Diski
Aski

Bize Ulaşın

  • Ben gizlilik politikamızı okuyun ve bunları kabul ediyorum.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.