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Gestión de Contratos

CREAR, ADMINISTRAR Y CUMPLIR
CICLO DE VIDA DE LOS CONTRATOS

TODO EN UN SOLO LUGAR

Los contratos y todos los documentos relacionados estarán al alcance de la mano, a la distancia de un clic, al estar almacenados en un repositorio central.

CONTROL DE RIESGOS

La empresa ya no tendrá el riesgo legal y económico derivado del incumplimiento de compromisos contractuales ya que todas las fechas y eventos serán notificadas oportunamente a los responsables.

OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO

El proceso de contratación está estructurado sobre una herramienta de flujos de trabajo, para garantizar el cumplimiento de los procedimientos y las autorizaciones adecuadas, sin pérdida de tiempo y control.

MILES DE EVENTOS … UN SOLO PUNTO DE CONTROL

MILES DE EVENTOS … UN SOLO PUNTO DE CONTROL

Los contratos son tan antiguos como los negocios en el mundo. Son escritos para crear un acuerdo entre las partes. Muchas veces son el producto de muchas semanas de negociaciones y son el pilar de muchos años de relaciones de negocios. Desde papiros hasta varias millas de papel almacenados en archivadores, el manejo de los acuerdos requiere mucha atención de toda la organización. De hecho, existen departamentos completos para manejar el clausulado, condiciones, precios, renovaciones, expiraciones, obligaciones, garantías, derechos, órdenes judiciales y remuneración.

En promedio, las grandes empresas pueden tener más de 50.000 acuerdos vigentes en dado momento.

Con el paso del tiempo, sistemas inteligentes de archivo han sido implementados usando tecnología, donde inicialmente indicaban el lugar en donde estaba archivado el contrato físico requerido. Los contratos, incluso hoy, son archivados en algún lugar y olvidados, y solo renacen cuando surge una disputa legal, en vez de ser el lineamiento permanente durante todo el tiempo de la relación de negocios entre las partes.

Ahora que la demanda global de bienes y servicios continúa en rápido crecimiento, la necesidad de una eficiente gestión de contratos y los beneficios de implementar tecnología que la soporte es una prioridad evidente. Afortunadamente EASY cuenta con soluciones que ofrecen muchas opciones y permiten cubrir esta necesidad generando los beneficios que las empresas buscan.

Muchas empresas han optado por las soluciones de EASY y han concentrado dispersos archivadores en un sistema centralizado de gestión de contratos accesible con un solo clic y poderosas herramientas de búsqueda. El sistema está tan finamente sincronizado que diversas notificaciones y alertas llegan al buzón de entrada de cada quien indicándole que hay que tomar una u otra acción o cuando un protocolo contractual no se está siguiendo. Las alertas aseguran el cumplimiento de todos los participantes de la organización que tienen algún impacto por un contrato en particular. Este sueño empresarial ya es hoy una realidad.

Ahora, toda empresa se basa en procesos. Las empresas altamente eficientes crean total transparencia a través de todo el proceso, sin embargo, esto se convierte en todo un reto cuando trabajan con documentos en papel, el cual solo puede estar disponible para una sola persona.
La implementación de sistemas cero papel permiten que documentos importantes puedan ser visualizados, compartidos y almacenados con un solo clic. Los procesos como nómina, cuentas por pagar y cobrar, aprobación de contratos, ya no tomaran semanas. Por el contrario, el acceso compartido a los documentos que proveen estos sistemas conlleva comunicación instantánea y transparencia.

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